시각 정보의 시대에 살아가고 있는 현대인들에게는 정보의 제시 방식에 따라 정보의 습득 정도가 달라질 정도로 데이터를 어떻게 포장해서 전달하는 가가 굉장히 중요합니다. 하물며 복잡한 내용을 담고 있는 연구 논문의 내용을 청중에게 전달할 때 사용되는 프레젠테이션은 매우 중요합니다. 기술의 발전과 함께 시각 자료를 생성하는 방법 및 사용할 수 있는 프로그램 또한 굉장히 다양해졌습니다. 그러나 그 중에서도 발표 자료를 만들 때 가장 보편적으로 많이 사용되는 프로그램은 단연 파워포인트일 것입니다. 하지만 프로그램 사용법을 안다고 해서 모두가 최상의 프레젠테이션을 만들 수 있는 것은 아닙니다. 과한 욕심을 부리다 보면 발표가 조잡해질 수 있고, 자료를 명확하게 표현하지 못하면 자칫 내용이 잘못 전달될 수도 있습니다. 이 글에서는 성공적인 파워포인트 프레젠테이션을 만들기 위해서는 어떤 사항들을 유념해야 하는지 알아보도록 하겠습니다.
발표 주제 정하기
파워포인트는 청중들의 관심을 집중시키고 지속시키기 위한 많은 장점을 지니고 있습니다. 이러한 장점으로 인해 학교는 물론 기업, 산업 분야, 학술 분야 등에서 폭넓게 사용되고 있습니다. 대부분의 경우 파워포인트는 새로운 아이디어나 이야기하고자 하는 주제 등에 관련한 정보를 공유하고 보여주는 데 사용됩니다. 프레젠테이션은 여러 슬라이드로 구성되어 있는데, 각각의 슬라이드가 전달하는 정보의 내용이 다른 만큼 하나하나의 슬라이드가 중요하다고 할 수 있습니다. 발표자가 청중에게 지속적으로 이야기를 하는 동안 그와 관련된 정보를 슬라이드에 제시하여 청중의 이해를 도울 수 있습니다. 하지만 여러 가지 주제 또는 정보가 들어갈 경우 혼동을 줄 수 있기 때문에 형식은 최대한 깔끔하게 하는 것이 좋고, 글자 폰트 또한 통일성 있게 사용하는 것이 좋습니다. 필요하지 않은 정보는 제함으로써 최대한 간략한 내용을 유지합니다.
프레젠테이션 시 필요한 사항들
– 프레젠테이션의 핵심은 단순히 슬라이드를 보여주는 것이 아니라 아니라 이를 요리하는 발표자의 역량입니다. 따라서 발표자는 청중과 소통하며 정보 전달자로서의 역할에 최선을 다해야 합니다.
– 슬라이드는 발표의 보충 자료일 뿐입니다. 그렇기 때문에 슬라이드 내용에만 전적으로 의지하는 자세는 청중의 집중력을 흐트러뜨릴 뿐만 아니라 정보의 정확한 전달도 어렵게 할 수 있습니다.
– 발표자는 슬라이드 자료가 없어도 능숙하게 발표할 수 있을 정도로 준비해야 합니다. 자신이 발표하게 될 자료를 철저하게 학습해 슬라이드 내용에 의지하지 않고 자연스럽게 발표할 수 있을 정도로 준비를 철저하게 합니다.
– 청중들이 발표의 흐름을 파악하는데 도움이 될 수 있도록 슬라이드를 제작합니다. 슬라이드를 발표의 흐름에 맞춰 사용하면 정확한 정보를 전달할 수 있을 뿐만 아니라 청중의 집중력 또한 높일 수 있습니다.
– 발표자가 내용을 전달하는 방식과 말하고 있는 내용에 신경을 쓰도록 합니다. 발표자가 아무리 자신감에 넘치는 태도로 발표를 하더라도 전달하는 내용이 형편없다면 청중들에게 좋은 평가를 받기는 어려울 것입니다. 또한 아무리 좋은 내용이라도 말의 속도가 너무 빠르거나 느릴 경우, 혹은 발음이 부정확할 경우 정보 전달이 어렵기 때문입니다.
프레젠테이션 시 피해야 할 사항들
– 발표 슬라이드는 최대한 간결하게 작성하며 불필요한 내용은 포함하지 않습니다. 아무리 결과가 훌륭한 연구 일지라도 프레젠테이션 자료에 불필요한 내용이 조잡하게 포함될 경우 연구의 가치가 청중들에게 효과적으로 전달되기 어렵기 때문입니다.
– 자료를 뭉퉁그려서 통합하지 않습니다. 정보를 적절하게 분류 않을 채 발표할 경우 청중에게 혼동을 줄 수 있으므로 서로 연관된 정보별로 분류해 슬라이드를 제작해야 합니다.
– 발표 중 예기치 못한 상황이 발생해도 당황하지 않도록 합니다. 예를 들어 컴퓨터나 프로젝터가 제대로 작동하지 않는 경우가 발생할 수도 있습니다. 이때 당황하지 않고 침착하게 주위에 도움을 요청하면 됩니다.
– 발표 전에 미리 사전연습을 해보는 것이 좋습니다. 컴퓨터 작동 상태 및 발표 환경을 점검하고 만약을 대비해 여분의 컴퓨터/프로젝터를 준비하면 좋습니다.
– 슬라이드 내용을 점검하며 혹시나 중간에 잘려나간 부분은 없는지 확인합니다. 또한 청중들의 집중력을 흐트러뜨릴 수 있는 줄 맞춤, 중앙 정렬 등도 잘 확인해봐야 합니다.
연구 발표의 즐거움 느끼기
연구 발표는 자신이 오랜 시간 공들여 이룬 학술적 성과를 대중에게 공개하는 중요한 순간입니다. 다시 말해 여러분이 힘들게 이룬 연구 성과를 프레젠테이션을 통해 여러 사람들로부터 그 가치를 인정받을 수 있는 발판이 됩니다. 연구의 시작부터 발표까지 전 과정에 있어서 가장 힘들고 에너지를 많이 소비했던 부분은 연구 진행 과정이었습니다. 그때를 생각해보면 지금 연구 발표를 앞두고 있는 여러분은 이미 산의 정상에 오른 후에 크게 메아리를 외치는 순간으로 볼 수 있습니다. 따라서 자부심을 갖고 멋지게 마무리한다는 기분으로 프레젠테이션을 준비하면 한결 수월할 것입니다. 또한 연구 발표를 통해 보람과 즐거움을 느낄 수 있을 것입니다.